□ 住民票 … 〈ア〉
□ 不在住・不在籍票 … 〈イ〉
「建築確認申請書」には、建築主さんの記載欄があります。その建築主さんの住所の記載に間違いがあることがあります。その場合に、必要となります。
※ 法務局は、誰に新築建物の所有権があるかを確認する為の書類である、「建築確認申請書」の記載を非常に重視します。その「建築確認申請書」の建築主さんの住所が違うとなると、間違って記載された住所にその人が存在しないという、消極的な証明書類を添付しなければならなくなります。
例） 私の住所が、『東京都港区海岸1－6』だとします。この場合に、「建築確認申請書」の建築主としては、『東京都港区海岸6－1 竹内勝弥』と誤って記載されてしまいました。
この「建築確認申請書」を登記の申請書に添付すると、一緒に提出する「住民票」には、『東京都港区海岸1－6』と正しい住所が記載されていますので、整合が取れません。
法務局としては、「建築確認申請書」の記載どおり、『東京都港区海岸6－1(誤った住所)』の『竹内勝弥』が新築建物の所有者と考えます。
そこに、『東京都港区海岸1－6(正しい住所)』の『竹内勝弥』が登記申請をしてくると、『東京都港区海岸1－6(正しい住所)』の『竹内勝弥』は真の所有者ではないとみなされてしまいます。
万が一、『東京都港区海岸6－1(誤った住所)』の『竹内勝弥』が現れると、法務局としては立場がありません。
そこで、『東京都港区海岸6－1(誤った住所)』には、『竹内勝弥』という人間が存在しないという証明書を添付して、やむなく登記を受け付けてもらうことになります。
少しくどくなりましたが、誤った記載が多いのも事実です。対処策としては、建築確認申請書を訂正してもらうか、この「不在住・不在籍票」を添付してもらうかの、どちらかになります。
□ 印鑑証明書 … 〈ウ〉
〈カ〉の持分協議書が必要な場合は、添付します。
□ 仮換地証明書 (または保留地証明書、あるいは底地証明書） … 〈エ〉
建築地が「区画整理事業」地内の場合には必要となります。
※「仮換地証明書」、「保留地証明書」、「底地証明書」などの書類に、「合わせ図」（または、「仮換地図」等）と呼ばれる図面が添付されている証明書が、必要になります。
※「合わせ図」（または、「仮換地図」等）とは、区画整理前の土地区画形状と区画整理後の土地区画形状が、1枚の図面で分かるように記載されているものです。
【依頼主さんにご署名、ご捺印頂く書類】
□ 委任状 … 〈オ〉
□ 持分協議書 … 〈カ〉
「建築確認申請書」に記載されている「建築主」とは違う人を建物の名義人としたいときには、「持分協議書」が必要になります。
※ 当事務書では、「持分協議書」としていますが、「上申書」としている事務所もあります。建築確認を申請する段階では、建物の名義を誰にするか、決めていらっしゃらない依頼主さんが大多数です。「建築確認申請書」の記載としては、建築主として、ご主人1人がなられているケースが多いように見受けられます。
例） 「建築確認申請書」上では、建築主として「竹内勝弥」のみが記載されているが、「竹内太郎」も建築資金の3分の1を出資した場合。
↓
「持分協議書」を添付し、建物の名義としては、「持分3分の2 竹内勝弥」、「持分3分の1 竹内太郎」となることを申請します。
→『表示登記の注意点』もご確認下さい。
【施工会社さんより頂いて下さい】
□ 建築確認申請書 … 〈キ〉
□ 確認済証 … 〈ク〉
※ 上記〈キ・ク〉は、2点でワンセットと考えてください。この2点は、１つのファイルで綴じられていることがほとんどです。
□ 工事完了引渡証明書 … 〈ケ〉
□ 工事完了引渡証明書に押印した施工会社代表者の印鑑証明書 … 〈コ〉
□ 工事完了引渡証明書に押印した施工会社が法人の場合は資格証明書 … 〈サ〉
上記〈ケ・コ・サ〉は、3点でワンセットと考えて下さい。施工業者さんは、登記の書類としてご準備頂いていると思います。
※ 「資格証明書」とは、会社の代表取締役などが商業登記簿に登記されていることを、登記所が証明する書面です。法人の代表者が記載されている会社登記簿の抄本です。
□ 検査済証 … 〈シ〉
□ 工事請負契約書 … 〈ス〉
こちらの書面は、すでに依頼主さんの手元にあると思います。
□ 工事代金領収書 … 〈セ〉
工事代金の一部の領収書でも問題ありません。手付金、契約金、中間金etc.
〈キ・ク〉、〈ケ・コ・サ〉、〈シ〉、〈ス〉、〈セ〉は、いずれも『所有権証明書』として、3点程度、添付が必要です。
※ ハウスメーカーさんや不動産業者さんも勘違いされていることが多いのですが、この「所有権証明書」、車庫や物置などの付属建物と呼ばれるものにも必要だということです。母屋と一緒に建築確認申請を行っている場合はよいのですが、それ以外のケースでは原則として付属建物の「所有権証明書」も必要になります。
【当事務所で作成する書類】
□ 建物図面・各階平面図 … 〈ソ〉
法務局に備え付けられる図面です。
※ 建築基準法上の床面積求積方法と、不動産登記法上の床面積求積方法が異なるため、「建築確認申請書」の床面積と異なってくる場合があります。
